My scientific event

Plateforme d'accompagnement à l'organisation de conférences scientifiques, symposium et congrès internationaux.

Les laboratoires et organismes de recherche de l'université de Bordeaux témoignent tout au long de l'année de leur dynamisme en organisant de nombreux événements scientifiques.

Dédiée à tous les chercheurs, enseignants-chercheurs de l'université et de ses partenaires, My scientific event est une plateforme d'accompagnement ayant pour objectif de soutenir et faciliter les démarches des porteurs de projets dans l'organisation de leurs manifestations, leur permettant ainsi de se consacrer essentiellement aux motivations scientifiques de l'événement.

Nos missions

  • vous conseiller à chaque étape de votre projet de manifestation
  • vous aider à anticiper les aléas de l'organisation
  • vous proposer des outils et des solutions adaptés à vos objectifs
  • assurer une veille active sur l'environnement local, les technologies novatrices, les tendances et les nouveaux outils utilisés pour répondre aux besoins des congressistes
  • traduire votre dynamisme, renforcer la visibilité de l'université, de votre structure et de vos travaux de recherche au sein de votre communauté

Quels que soient le format de l'événement, le lieu ou le volume de participants attendus, un accompagnement personnalisé peut vous être proposé, afin de vous guider et d'identifier les partenaires et interlocuteurs qui contribueront au succès de votre manifestation.

Un projet ? 

Une première rencontre nous permettra de faire le point sur votre projet d'événement et de déterminer l’accompagnement dont vous avez besoin.

Nous instaurons ensemble une méthodologie de travail et un rythme régulier de réunions d’avancement en fonction des échéances jusqu'au jour de la manifestation.

Contact :

Céline Thouvenin Charron, Chef de projets congrès

06 76 98 56 73

 




Accompagnement


 

Montage des projets

Nous vous accompagnons très en amont de votre projet d'événement pour bâtir un modèle économique solide, et en faciliter ainsi la gestion tout au long de son organisation.

  • Études de faisabilité
  • Réalisation et constitution de dossiers de candidature pour l'accueil de congrès internationaux
  • Élaboration de budgets prévisionnels et des déclinaisons possibles selon le nombre de participants

Pilotage et suivi 

Vous êtes l'organisateur local d'un événement piloté à distance par une société savante ? Vous avez en charge l'organisation d'un événement dans sa globalité ? Vous organisez la toute première édition d'un événement scientifique ? En fonction de l'historique et de vos problématiques, nous vous aidons à mobiliser vos ressources et les bons interlocuteurs pour mettre en oeuvre une gestion optimisée et un suivi efficace de votre projet.

  • Analyse de vos besoins et de vos objectifs
  • Identification des ressources internes exploitables et nécessaires à mobiliser 
  • Aide à la planification et à la répartition des tâches au sein des comités scientifique et d'organisation
  • Participation à vos côtés aux réunions, comités de pilotage, visioconférences et visites de repérage
  • Suivi et actualisation du budget au réel, en fonction des ressources acquises et escomptées
  • Contribution au bilan post-événement

Recherche de financements

Afin de permettre l'équilibre financier de votre manifestation, nous vous accompagnons dans votre recherche de financements publiques et privés auprès des institutions et des entreprises concernées par le secteur économique du projet.

  • Suivi des demandes de subvention auprès des partenaires institutionnels 
  • Aide à la conception d'offres sponsoring et de dossiers de partenariat
  • Aide à la gestion d'expositions et des partenariats

Maîtrise d'oeuvre opérationnelle des projets

Pendant toutes les étapes de l'organisation de votre manifestation, nous vous apportons conseils et assistance, de manière ponctuelle ou plus approfondie en fonction de vos besoins, tout en veillant à la bonne prise en compte des règles administratives, comptables et juridiques du secteur publique avec l'appui des services de l'université concernés.

  • Recherche et sélection d'outils de gestion (inscriptions, communications, paiement en ligne...)
  • Rédaction de cahiers des charges, mise en concurrence et sélection de prestataires
  • Aide à la recherche de prestataires spécifiques et solutions innovantes
  • Soutien à l'organisation générale et à la programmation des événement sociaux
  • Assistance à la coordination générale en amont et sur place le jour J


Boîte à outils de l'organisateur

Nous mettons à votre disposition plusieurs outils pour vous accompagner dans l'organisation de votre événement :


    Kit candidature pour l'accueil d'un congrès à Bordeaux

Cette présentation (rédigée en anglais), à adapter à votre projet, vous aidera à préparer votre candidature pour accueillir un congrès international à Bordeaux, grâce à des données actuelles et chiffres-clefs sur l'université, Bordeaux et sa région. 

   
           
       Calendrier des principaux événements organisés à Bordeaux

Toute l’année, de grands événements grand public et professionnels se déroulent à Bordeaux. Ce calendrier vous permettra de planifier vos événements et de choisir judicieusement vos dates en fonction de l’actualité événementielle.


 
           
       Guide des bonnes pratiques de l'organisateur

Ce guide de bonnes pratiques a été conçu pour vous permettre d'anticiper les questions essentielles liées à votre projet et d'en optimiser le pilotage budgétaire et la maîtrise d'oeuvre opérationnelle dans toutes ses étapes. 

   
           

Ces outils sont disponibles sur demande via le formulaire de contact ci-dessous.



Formulaire de contact

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