Accompagnement

 

 

Montage des projets

Nous vous accompagnons très en amont de votre projet d'événement pour bâtir un modèle économique solide, et en faciliter ainsi la gestion tout au long de son organisation.

  • Études de faisabilité
  • Réalisation et constitution de dossiers de candidature pour l'accueil de congrès internationaux
  • Élaboration de budgets prévisionnels et des déclinaisons possibles selon le nombre de participants

Pilotage et suivi 

Vous êtes l'organisateur local d'un événement piloté à distance par une société savante ? Vous avez en charge l'organisation d'un événement dans sa globalité ? Vous organisez la toute première édition d'un événement scientifique ? En fonction de l'historique et de vos problématiques, nous vous aidons à mobiliser vos ressources et les bons interlocuteurs pour mettre en oeuvre une gestion optimisée et un suivi efficace de votre projet.

  • Analyse de vos besoins et de vos objectifs
  • Identification des ressources internes exploitables et nécessaires à mobiliser 
  • Aide à la planification et à la répartition des tâches au sein des comités scientifique et d'organisation
  • Participation à vos côtés aux réunions, comités de pilotage, visioconférences et visites de repérage
  • Suivi et actualisation du budget au réel, en fonction des ressources acquises et escomptées
  • Contribution au bilan post-événement

Recherche de financements

Afin de permettre l'équilibre financier de votre manifestation, nous vous accompagnons dans votre recherche de financements publiques et privés auprès des institutions et des entreprises concernées par le secteur économique du projet.

  • Suivi des demandes de subvention auprès des partenaires institutionnels 
  • Aide à la conception d'offres sponsoring et de dossiers de partenariat
  • Aide à la gestion d'expositions et des partenariats

Maîtrise d'oeuvre opérationnelle des projets

Pendant toutes les étapes de l'organisation de votre manifestation, nous vous apportons conseils et assistance, de manière ponctuelle ou plus approfondie en fonction de vos besoins, tout en veillant à la bonne prise en compte des règles administratives, comptables et juridiques du secteur publique avec l'appui des services de l'université concernés.

  • Recherche et sélection d'outils de gestion (inscriptions, communications, paiement en ligne...)
  • Rédaction de cahiers des charges, mise en concurrence et sélection de prestataires
  • Aide à la recherche de prestataires spécifiques et solutions innovantes
  • Soutien à l'organisation générale et à la programmation des événement sociaux
  • Assistance à la coordination générale en amont et sur place le jour J


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